Когда система электронного документооборота управляет процессами самостоятельно

Вендоры часто продают решения для автоматизации бизнеса, пропагандируя полную автоматизацию ручного труда. Но потом почему-то выходит так, что сотрудникам при работе с системой все же приходится тратить много времени на запуск и реализацию бизнес-процесса в программе. И в компании не догадываются о том, что есть разработчики, которые оптимизировали процессы так, что, действительно, максимально автоматизировали ручной труд. Рассмотрим, как это работает на примере системы электронного документооборота (СЭД).

Если обратиться к самой обычной СЭД, которой пользуются сейчас большинство компаний на рынке, то в ней пользователь выполняет три простых действия для согласования документа – создание документа и его карточки в системе, создание процесса согласования и его реализация, а затем контроль исполнения поручений. Если копнуть глубже, то на первом этапе пользователю необходимо заполнить все поля карточки, приложить документ, сохранить. Затем тут же в карточке создать процесс согласования – это второй этап. Хорошо, если он не требует каких-то жестких правил и нестандартной последовательности действий, что отнимает дополнительное время. Поэтому в карточке документа пользователь вручную создает маршрут согласования, указывая согласующих лиц, даты и время согласования, создавая сообщение перед постановкой его на маршрут. Затем пользователь постоянно мониторит систему электронного документооборота или прочитывает сообщения-уведомления в почте о процессе согласования. Обычно это самый долгий этап в цепочке такого процесса как электронное согласование документа в СЭД. И на третьем этапе пользователь контролирует исполнение документа всеми ответственными лицами.

Когда речь идет о системе электронного документооборота с интеллектуальным управлением, то от пользователя требуется минимум действий, так как все операции автоматизированы. Чтобы рассмотреть возможности таких СЭД обратимся к технологии Flexbby One сколковского резидента, компании Flexbby. В такой программе создана система генерации штрихкодов/QR-кодов, которыми кодируются как сами документы, так и связанные с ними бизнес-процессы. На практике это выглядит так. Пользователю достаточно присвоить штрихкод оригиналу документа, чтобы после считывания его ручным сканером и распознавания системой, СЭД Flexbby One подняла самостоятельно карточку документа и инициировала, провела и проконтролировала соответствующий бизнес-процесс согласования. Почему такое управление называется интеллектуальным? Потому что оно выполняется роботизированной технологией внутри СЭД Flexbby One. Все это делает умный робот-бот, освобождая персонал от рутинной работы. Подробнее о системе электронного документооборота Flexbby One на сайте компании Flexbby – flexbby.com.