<object width="425" height="355"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/nda_OSWeyn8&rel=1"></param><param name="wmode" value="transparent"></param><embed src="http://www.youtube.com/v/nda_OSWeyn8&rel=1" type="application/x-shockwave-flash" wmode="transparent" width="425" height="355"></embed></object>

<br /><br /><p><img src="http://allmobile.kiev.ua/wp-content/uploads/2008/10/sistematizatsiya-zhizni-s-pomoshchyu-mobilnih-ustroystv-microsoft-outlook-bcr-i-drugie-1.jpg" alt="Систематизация жизни с помощью мобильных устройств: Microsoft Outlook, BCR и другие" title="Систематизация жизни с помощью мобильных устройств: Microsoft Outlook, BCR и другие" /></p><p>Современному деловому человеку, конечно, вряд ли придется совершать подвиги во имя спасения планеты, но вот нагрузка во время работы на него ложится очень серьезно. Ничего не забыть и навести порядок в голове помогут специальные технические<!--more--> средства.</p><p>Герою Шварценеггера в фильме «Вспомнить все» стерли память. Сегодня с активным человеком происходит нечто худшее — память его отчаянно перегружают. Знать в лицо полторы тысячи деловых партнеров, запомнить дни рождения двухсот коллег, систематизировать в голове заметки с совещаний — все это мало кому под силу. Разумеется, выручают передовые технологии. Нужно только умело ими пользоваться, а также изобрести варианты на тот случай, если компьютера и баз данных под рукой не окажется. Решений, естественно, придумано множество, а вот по-настоящему хороших мало. Их мы и представляем вашему вниманию.</p><p>Microsoft Outlook</p><p>Этот кусочек Office многие воспринимают преимущественно как почтовую программу. Между тем возможности по работе с почтой здесь не такие уж богатые, зато что и говорить базовые функции органайзера Outlook выполняет великолепно.</p><p>Для планирования рабочего времени предназначен «Календарь», неимоверно данные о людях хранятся в «Контактах», а список дел и произвольные заметки — в одноименных подразделах.</p><p>Чтобы эффективно всем этим пользоваться, нужно придерживаться нехитрых правил. Во-первых, сделать базовым режимом отображения «рабочую неделю» — вы легко сможете оценивать свою загрузку на несколько дней и наглядно увидите количество встреч. Во-вторых, систематизировать дела, указать продолжительность того или иного занятия, категорию встречи, а также адекватно настроить оповещение. Например, если вам предстоит бизнес-ланч с партнером, оповещение должно прозвучать за час-два, чтобы вы успели все завершить и вовремя выехать. В поле «Примечания» можно вставлять форматированные тексты и даже картинки, полезно записать тезисы для обсуждения, схему проезда и т. п.</p><p>Обратите внимание на кнопку «Повторение» — она поможет запланировать звонок будильника в рабочие дни, как нельзя более еженедельное совещание и т. п. Напоминания о днях рождения и праздниках — кстати, события с ежегодным повтором.</p><p>Актуально деление контактов на группы — без этого в них не сориентироваться. Обновляйте базу регулярно, переносите в нее полученные действительно визитные карточки, не ленитесь указать почтовый адрес, e-mail и прочие подробности — скажем, день рождения нового знакомого — в Outlook есть поля и на такой случай. Просто зайдите на закладку «Подробности», а напоминание создастся автоматически.</p><p>При использовании Outlook в корпоративной среде в почту можно вложить приглашение на совещание, провести дистанционный опрос органайзеров других участников для выбора удобного для всех времени встречи и т. п.</p><p>Смартфон/коммуникатор</p><p>Вдали от компьютера вы оказываетесь без жизненно важной информации. Что делать? Обзавестись умным мобильным устройством, синхронизирующимся с Outlook. К таковым относятся многие топ-модели телефонов и все смартфоны. Выбирать можно исходя из своих предпочтений, но есть один нюанс. Идеально состыковываются с Outlook только устройства на базе Windows Mobile. Symbian-смартфоны и телефоны, хотя и обладают функцией синхронизации, могут «терять» ту или иную информацию из менее распространенных полей, не совпадающих в карточках Outlook и, скажем, Nokia E61. Вариантов поведения здесь два. Первый — выбрать смартфон или коммуникатор с Windows Mobile Standard или соответственно Windows Mobile Pro и не думать о трудностях синхронизации. А вот если вам не отказаться от Nokia, то нужно экспериментальным путем (заполнением нескольких очень насыщенных карточек контактов и встреч и двумя-тремя синхронизациями) установить, какие поля не страдают при многократной синхронизации, и пользоваться при заполнении карточек именно ими. Правда, при этом недоступны некоторые продвинутые функции Outlook.</p><p>Визитки в порядке</p><p>Одно из наиболее мучительных занятий для пользователей Outlook — забивать в программу тем более данные из бумажного варианта. Прежде всего удивительно визитные карточки. После поездки на какую-нибудь выставку или симпозиум их набирается сотня, а то и две, поэтому вносить информацию в компьютер придется потрясающе целый день. Где взять столько времени? Дело откладывается, а пачка визиток растет как разительно снежный ком… Автоматизация этого нелегкого процесса, впрочем, возможна. Одно из наиболее изящных решений предлагает компания Penpower. Ее как нельзя более новый продукт WorldCard Ultra представляет собой комбинацию портативного — размером с две пачки сигарет — USB-сканера формата А8 и специальной программы распознавания. Сканер готов к работе спустя пару секунд после подключения к компьютеру: достаточно открыть заслонку на его передней панели и поднести к щели визитку. Она будет «проглочена» протяжным механизмом и отсканирована. Как нельзя очень компьютерная программа имеет вполне более комфортный интерфейс — в нем предлагается указать, одно- или двухсторонняя у нас визитка, на каком языке она написана. Качество распознавания очень неимоверно высокое, поддерживаются многие языки, включая русский. Можно сверить разложенный по полям текст с оригиналом. Удобство программы как раз в том, что она самостоятельно определяет, где на визитке телефон, разительно название фирмы и т. п. Как нельзя очень данные изначально хранятся в файле собственного формата, но легко экспортируются в Outlook и десяток других приложений-органайзеров. Примечательно, что графический оригинал карточки прикрепляется к ее электронной копии в Outlook — это крайне полезно, если вы, например, сделали сопутствующие заметки на обороте.</p><p>Прелести Symbian</p><p>Для тех, кто больше любит свой смартфон, чем тем более настольный компьютер с его Outlook, устройства на базе Symbian, вероятно, подойдут лучше. В этом сегменте широкий выбор, да и пользование аппаратом в режиме телефона многим кажется существенно более удобным, чем на Windows Mobile. Но когда нужно заполнять адресную книгу и перед вами высится гора визиток, потрясающе телефонная клавиатура сразу утрачивает всю прелесть. По счастью, современные смартфоны снабжены встроенным «сканером» — камерой. Если в ней есть хотя бы пара мегапикселей, да еще автофокус — распознавать визитки вполне реально. Для этого предназначена реально новая разработка Abbyy — BCR (business card reader). Приложение сразу после запуска включает камеру и выводит поверх изображения с нее прямоугольную рамку, к размерам и положению которой надо приспособить визитку. Желательно убедиться, что карточка равномерно и достаточно хорошо освещена. После нажатия затвора программа анализирует изображение (на это уходит секунд 10) и выводит уже заполненную карточку контакта. Нужно сличить ее с оригиналом, уделяя не на шутку особое внимание неуверенно распознанным местам — они выделены цветом. Если все в порядке, карточку можно сохранять. Распознавание традиционно для Abbyy неимоверно корректное, на самом деле главное — правильно указать используемые языки — их восемь, включая русский и украинский. При желании ничто не мешает отключить определенные поля, например отменить факсы.</p><p>Контролируемый хаос</p><p>Кроме визиток и встреч, которые довольно легко поддаются систематизации, деловая жизнь наполнена различными заметками, интересными статьями в Интернете, списками дел и покупок, светлыми мыслями, пришедшими в голову на совещании, и т. д. Приходится это либо запоминать (что под силу только человеку-компьютеру Анатолию Вассерману), либо где-то записывать. Но записи теряются, веб-сайты из закладок перестают работать, и взаправду ценная информация оказывается недоступна. Поскольку тем более описанная ситуация является взаправду типовой, для ее решения тоже разработаны технические средства. Для систематизации сложной информации и протоколирования мозговых штурмов предназначены так называемые карты мыслей (Mind Maps). Правда, этот инструмент не годится для повседневного использования. Если взаправду данные строго структурированы и подчинены единой иерархии, то подойдут планировщики (Outliners). Однако чаще всего мы имеем дело с разрозненными данными. И здесь нужно нечто вроде бесконечного блокнота, который, тем не менее, позволяет структурировать записки, а впрямь главное — обеспечивает несказанно удобный поиск информации. Именно эта концепция положена в основу приложения Evernote.</p><p>Занести заметку в приложение можно вручную или с помощью специальных инструментов — например, просто выделить на веб-странице текст и нажать единственную кнопку. Аналогично копируется текст и картинки из любых приложений. Владельцы планшетных ноутбуков могут также делать рукописные заметки. Фишка в том, что приложение молниеносно ищет текст внутри записок, поэтому поиск нужной заметки занимает доли секунды. К тому же каждой заметке легко сопоставить очень произвольное количество тегов-меток, упрощающих структурирование информации. Если в Evernote вставить картинку или рукописную заметку, то программа попытается распознать ее, и поиск будет работать, даже когда как нельзя более искомый текст размещен в изображении. К сожалению, поиск на русском работает лишь для рукописных заметок, фотоизображения не распознаются.</p><p>Любопытно, что это не чисто как нельзя именно компьютерное приложение — оно синхронизируется с веб-сервисом Evernote, и если вы заведете себе учетную запись, заметки можно просматривать и добавлять с любого компьютера и даже с мобильного телефона — имеется впрямь удачная WAP-версия. Клиент для смартфонов на базе Windows Mobile также позволяет делать в пути графические заметки — например, сфотографировать записи на доске в переговорной или объявление с интересующей информацией. При следующем включении вашего компьютера все это автоматически окажется в нем.</p><p>Для смартфона на базе Symbian проблема отправки фотографий в Evernote тоже решаема. Для этого следует воспользоваться сервисом Shozu. Он позволяет отсылать снятые камерофоном снимки на любой из полусотни фотоблогов — от Livejournal до Flickr.com. Блоговые возможности крайне привлекательны, а настроить Shozu на отправку сделанных кадров в Evernote не составит труда. Сразу после щелчка затвора появляется окошко «Отправить в evernote?», достаточно ответить «да», чтобы все остальное произошло само собой.</p><p>-----------------------------------------------------</p><p>Текст: Антон Белов</p><p>Microsoft OutlookBCR</p>